[엑셀 (Excel) 실무] (1) 엑셀 목록 만들기 및 서식 지정
직장인일 경우 직장에서 내가 수행해야 하는 업무에 대해 엑셀을 사용하여 앞으로의 할 계획 및 예산, 인원관리 등 다양한 업무 관련 정보에 대해 정리를 하는 경우가 많습니다.
오늘의 포스팅은 직장에서 회의 참석 명단을 예시로 들어 엑셀로 목차를 만드는 방법과 해당 목차에 대해 서식이 적용되도록 서식을 지정하는 방법에 대해 설명드리겠습니다.
1. 일반적인 회의 참석 명단 사례
흔히 회의를 진행할 경우 회의에서 서기를 담당하는 분께서 위와 같이 각 회의 참석자 인원별로 회의 참석 유무를 기록합니다. 코로나로 인해 요즘에는 온라인 및 오프라인을 동시에 하는 경우가 많고 미참석의 경우 특별한 사유로 미참석을 할 수 있기에 참석 유무를 상세하게 기재해주어야 합니다.
사유가 많아질 경우 기재한 내용이 눈에 잘 들어오지 않을 수 있으므로 아래와 같이 수기로 음영으로 구분하는 경우도 있습니다.
하지만 이렇게 일일이 수기로 작업할 경우 회의록 작성의 효율이 낮아질 수 있으므로 목차를 만들어 바로바로 내용을 채울 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
이제 본격적으로 목차를 만드는 방법에 대해 알려드리겠습니다.
2. '데이터 유효성 검사'를 이용한 목차 만들기
자! 이제 실제 목록에서 내가 지정하고자 하는 목록 명들을 설정해야 하는데 되도록이면 잘 사용하지 않는 셀의 구간에 기재하거나 혹은 목록을 작성하고 셀을 숨김처리하는 것을 추천드립니다.
그다음으로 아래와 같이 회의 참석 유무 리스트에서 셀을 선택 후 [데이터] → [데이터 유효성 검사] 순서로 지정을 합니다.
그러면 '데이터 유효성' 창이 생성되며 유효성 조건에서 제한 대상을 선택하여 목록으로 선택을 해줍니다.
여기서 중요한 사항은 '드롭다운 표시'를 꼭 체크해주어야 하며 드롭다운은 내가 지정한 목록을 선택하여 지정할 수 있도록 옵션 창을 생성해 주는 기능입니다.
이제 원본에서 아래와 같이 ↑를 선택하여 각 목록 명을 지정했던 셀 구간을 드래그하여 엔터키를 입력 후 확인을 눌러줍니다.
데이터 유효성 설정을 완료하면 아래와 같이 목록 지정 버튼이 생성되며 버튼을 클릭하여 참석 유무 내용을 지정할 수 있습니다.
이제 모든 담당자에게 참석 유무를 지정할 수 있도록 셀 서식을 복사하기 위해 셀의 오른쪽 하단 가장자리를 선택하여 쭉 아래로 드래그해 줍니다.
3. 목차 별 서식 지정
위에서 각 담당자 별로 목차 구성 후 참석 유무에 대한 내용 지정이 완료되었으면 이제 각 지정된 내용에 대해 컬러로 구분하기 위한 서식을 지정하는 방법에 대해 설명드리겠습니다.
아래와 같이 컬러로 서식지정을 하기 위한 영역을 선택한 후 [홈] → [조건부 서식] → [새 규칙]을 선택해 줍니다.
그러면 새 서식 규칙 창이 생성이 되는데 여기서 아래와 같이 '다음을 포함하는 셀만 서식 지정'을 선택하여 규칙 설명 편집에서 '특정 텍스트'로 지정을 해줍니다.
이제 본격적으로 내용 별 서식 중 배경색을 지정하기 위해 아래와 같이 지정한 내용을 기재하여 각 지정하고자 하는 배경색을 선택하면 엑셀창에서 서식이 적용된 것을 확인하실 수 있습니다.
아래 예시는 '중간참석 (온라인)'을 예시로 지정한 것이며 나머지 목차 내용에 대해서도 희망하고자 하는 서식을 동일한 방법으로 지정해 주시면 됩니다.
4. 실무에서 사용 사례
위에서 지정했던 목차 생성과 서식을 지정하여 실무에서 실제로 회의 참석 명단에 대한 관리 내역의 경우 아래와 같이 사용을 하실 수 있습니다.
회의뿐만이 아니라 정리하고자 하는 내용이 변동사항이 없을 경우 유용하게 사용할 수 있으므로 구독자분들께서는 다른 업무에도 응용하시는 것을 추천드립니다.
읽어주셔서 감사드립니다 :)
By. 자유로운 작가 '토비'
